Внутрикорпоративные коммуникации представляют собой механизмы управления информационными потоками внутри той или иной организации на уровне руководящего звена, а также на уровне подразделений — вертикальные и горизонтальные коммуникации соответственно. Они в свою очередь разделяются на формальные (передача служебной информации) и неформальные коммуникации (дружеское взаимодействие).
Внутрикорпоративные коммуникации могут быть межгрупповыми, при которых взаимодействие различных подразделений компании происходит через отдельных лиц, например, контакты центрального офиса с филиалами. Они, как правило, нерегулярные и могут привести к недопониманию и конфликтам, но при этом обеспечивают целостность организации, поэтому им уделяется особое внимание.
Объектами внутрикорпоративных коммуникаций является следующие целевые аудитории:
- внутренняя аудитория (действующие сотрудники компании и их семьи), без создания эффективного взаимодействия, корпоративной культуры и лояльности персонала невозможная успешна работа организации;
- внешняя аудитория (потенциальный персонал), на которую происходит коммуникационное воздействие для построения устойчивого образа привлекательной компании как работодателя и формирования HR-бренда;
- уволенный персонал и ушедшие по собственному желанию, при коммуникациях с данной группой важно сделать всё возможное для того, чтобы сотрудник ушёл, решив все спорные вопросы, с положительным отношением к компании.
Вертикальные внутренние коммуникации осуществляют передачу информации в организации с уровня на уровень, например от руководителя к подчиненному (нисходящая информация) или от подчиненного к руководителю (восходящая информация). Горизонтальные коммуникации заключаются в передачи сообщения между подразделениями, сотрудниками, а также между руководством и группой людей.
Ключевая цель внутрикорпоративных коммуникаций — создание и поддержание единого образа компании, формирование в среде сотрудников корпоративного духа и благоприятного психологического микроклимата. Доминирующими задачами построения внутрикорпоративных коммуникаций являются следующие:
- создание и поддержание корпоративной культуры — донесение до персонала информации о миссии, ценностях, целях, традициях, философии организации, которых они будут придерживаться, и транслировать во внешнюю среду, укрепляя тем самым корпоративный дух и единство;
- внедрение корпоративных стандартов — донесение принципов и правил деятельности предприятия;
- формирование внутреннего имиджа, создание благоприятного образа компании как работодателя;
- формирование единого информационного пространства и эффективной системы внутрифирменных коммуникаций — внедрение механизмов передачи информации между структурными подразделениями для обеспечения коммуникации на всех уровнях, донесения актуальных и достоверных сообщений, с целью повышения производительности труда, быстрого реагирования и профилактики слухов;
- повышение лояльности и нематериальной мотивации персонала — создание условий, где каждый сотрудник ощущает себя важной и нужной частью общей структуры для достижения стратегических бизнес-целей;
- повышение работоспособности и отдачи на рабочем месте.
Важно отметить, что в процессе реализации внутрикорпоративных коммуникаций создаётся и развивается корпоративная культура, которая является мощным стратегическим элементом организаций. Она представляет собой совокупность моделей поведения, которые приобретает компания в процессе своей жизнедеятельности.
Внутрикорпоративные коммуникации возникают ежедневно в процессе деятельности всех подразделений и сотрудников организации, формируются на основе постоянного обмена информацией профессионального, интеллектуального и эмоционального характера. Они создаются в любой компании, независимо от рода деятельности и бизнес-активности, при этом в крупных фирмах, с большим количеством персонала, они приобретают более разветвлённую и сложную систему, с различными каналами передачи сообщений.
Формирование эффективных корпоративных внутренних коммуникаций — это сложный и многоуровневый процесс, который необходимо выстраивать в самом начале деятельности организации, непрерывно развивать и корректировать. Структура внутрикорпоративных коммуникаций состоит из следующих элементов:
- организационная структура — определяет все официальные каналы вертикальных и горизонтальных коммуникаций в организации;
- неформальная структура — взаимоотношения в коллективе, основанные на психологических, социальных и физических свойствах: личное общение, дружба, стремление реализовывать совместные профессиональные проекты;
- социально-демографические элементы — структура персонала по возрастному, этническому, половому признаку, уровню компетенции и образования, опыту работы оказывает серьезное влияние на внутрикорпоративные коммуникации. Однородность персонала по ряду признаков способна в больше степени формировать общие интересы и разделять схожие ценности, что ведёт к повышению эффективности внутренних коммуникаций.
- профессиональные элементы — профильная структура организации, разделяющая трудовые обязанности: администрация, менеджмент, производство, маркетинг, HR, инженерно-технические кадры, финансы, бухгалтерия и другие в зависимости от специфики бизнеса. Данный элемент включает взаимодействие с сотрудниками разных подразделений и согласование их действий.
- психологические элементы — психологический анализ людей или неформальных групп, которые влияют на развитие внутренних коммуникаций, выявление их ролей и функций. Выделяются четыре типа «коммуникаторов», оказывающих влияние на внутригрупповую политику: «сторож» — сотрудник, который берет под контроль каналы коммуникации и информационные потоки; «лидер мнений» — сотрудник, оказывающий влияние на мнение коллег; «связной» — сотрудник, служащий ретранслятором между группами внутри организации; «пограничник» — авторитетный сотрудник на уровне управления, активно влияющий на внешнюю среду.
Для обеспечения эффективных внутренних коммуникаций и благоприятной жизнедеятельности организации, важно изучать, анализировать и управлять перечисленными структурными элементами. При этом данная деятельность должна осуществляться как специалистами в области коммуникаций (отделы маркетинга, департаменты по связям с общественностью, PR-специалисты), так и отделом кадров и HR-специалистами.