Формирование внутрикорпоративных коммуникаций состоит из шести ключевых этапов: коммуникационный аудит, развитие корпоративной культуры, разработка корпоративных стандартов, создание единого информационного пространства, повышение лояльности персонала, получение обратной связи и оценка эффективности.
На первом этапе должна осуществляться диагностика состояния внутренних коммуникационных процессов (коммуникационный аудит), важно проанализировать на каком уровне находится передача информации на данный момент, какие каналы используются наиболее и наименее эффективно, оценить текучесть кадров, частоту возникновения конфликтов и степень удовлетворенности персонала путём проведения опроса. Далее с помощью проведения ситуационного анализа выделяются сильные и слабые стороны, а также угрозы и возможности развития внутрикорпоративных коммуникаций.
Коммуникационные процессы внутри компании определяются её корпоративной культурой, если сотрудники разделяют ценности фирмы, то и передача информации становится более эффективной и целостной, снижается риск возникновения недопонимания и конфликтов. Именно поэтому на втором этапе происходит её осмысление и упорядочивание.
Элементы корпоративной культуры — это системы ценностей и норм, которые разделяются персоналом и определяют их организационное поведение: миссия, видение, философия, история, ценности, цели, мифы, ритуалы.
Третий этап формирования внутрикорпоративных коммуникаций — разработка корпоративных стандартов. Здесь может быть разработано несколько документов, например, Регламент внутренних коммуникаций, Корпоративный кодекс, Кодекс корпоративной этики и т.д.
Следующим этапом является создание единого информационного пространства, включающего систему внутренних коммуникаций — совокупность информационных каналов, эффективно распределяющих информацию внутри организации, делового, эмоционального и интеллектуального характера.
Информационные каналы и инструменты — это пути и средства движения информационных потоков внутри организации, в первую очередь к ним относятся:
- информационные внутренние рассылки;
- стенды информации;
- горячая линия;
- выступления высшего руководства и руководителей отделов;
- собрания и совещания;
- презентации;
- мотивационные беседы;
- ответы на вопросы;
- корпоративные СМИ;
- мессенджеры;
- корпоративные сайты и страницы в соцсетях;
- деловые встречи и переговоры;
- «сарафанное радио» — нежелательный элемент, так как может привести к распространению недостоверной информации и слухов, но присутствует во всех организациях, поэтому нуждается в дополнительном контроле.
Следующий этап — повышение лояльности персонала. Здесь в первую очередь отметим систему адаптации, обучения и наставничества. Это важнейший инструмент внутрикорпоративных коммуникаций, направленный не только на успешное внедрение нового сотрудника в коллектив и трудовую среду, но и ознакомление его с основными ценностями и нормами, правилами и традициями общения по вертикали и горизонтали.
Специальные внутренние мероприятия также играют важнейшую роль при формировании неформальных внутрикорпоративных коммуникаций и повышении лояльности, они улучшают межличностные отношения, формируют дружеские связи, улучшают микроклимат, к ним относятся:
- поздравления с днем рождения, юбилеями, выходом на пенсию;
- корпоративные мероприятия, посвященные календарным и профессиональным праздникам;
- семинары, тренинги, курсы повышения квалификации;
- съезды и конференции сотрудников;
- выезды на природу, тимбилдинг;
- конкурсы;
- геймификация и квесты;
- семейные досуговые мероприятия;
- экскурсии для членов семей сотрудников.
Заключительный шестой этап — получение обратной связи и оценка эффективности. После проведения мероприятий по повышению уровня внутрикорпоративных коммуникаций важно оценить мнение персонала и уровень информационных потоков. Для этого могут быть использованы опросы, в том числе онлайн, личные беседы, наблюдение, показатели текучести кадров и уровень выполнения плана работ. Для оценки также могут быть использованы следующие критерии:
- целостность системы внутрикорпоративных коммуникаций;
- уровень доверия к корпоративным СМИ;
- удовлетворенность качеством информации;
- знание сотрудниками основных внутренних документов;
- лояльность к руководству;
- имидж компании как работодателя;
- посещаемость корпоративного сайта и соцсетей;
- количество участников специальных мероприятий;
- уровень активности и вовлечённости персонала во время внутренних мероприятий.